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Bestellkosten reduzieren

Praxisbeispiel
Alle Analysen von Bestellvorgängen zeigen, dass fast 80% aller Bestellungen auf die sog. C-Teile entfallen. Als C-Teile bezeichnet man alle für die Produktion nicht unbedingt relevante Artikel. Diese Artikel erreichen am gesamten Bestellvolumen aber nur einen Anteil von etwa 10%.

Typische C-Teile-Gruppen
  • Elektro-Material für Produktion und Montage
  • RHB-Stoffe
  • Elektro-Material für das Gebäude-Management
  • Heizung-/Sanitärmaterial für das Gebäude-Management
  • Schrauben, Befestigungstechnik
  • Werkzeuge
  • Arbeitsschutzbekleidung
  • Büromaterial und Druckerzeugnisse
  • Hygienematerial und Putzmittel
Diese C-Teile werden traditionell ohne Mindestmengen, unkontrolliert mit unregelmäßiger Bestellfrequenz  bei einer Vielzahl von Lieferanten bestellt.

Die ERP-Systeme berücksichtigen das C-Teile-Management oft nur unter einer Artikel-Nr. „Diverse“ und fassen alle Vorgänge ohne jede Struktur zu Sammelkonten zusammen. Eine effiziente Kostenkontrolle ist damit nicht mehr möglich.

Der Einsatz einer im B2B-Shopsystem integrierten Elektronischen-Beschaffungs-Lösung (eProcurement) verringert die Bestellkosten dramatisch und ermöglicht eine konsequente Kostenkontrolle in der Beschaffung. Ein weiterer, nicht zu verachtender Nebeneffekt: an vielen Arbeitsplätzen im Betrieb können die teuren ERP-Lizenzen (z. B. für die SAP-Software) zugunsten einer Onlinelösung  eingespart werden.

C-Teile-Bestellprozess ohne eProcurement
  • Der Meister, Facharbeiter oder Lagermitarbeiter ermittelt durch Sichtprüfung wiederholt  die Bestellerfordernis für C-Teile und geht dafür mehrfach im Monat zum Lager.
  • Der Bedarf wird sehr spät festgestellt, Kleinbestellungen müssen als Eilbeschaffung abgewickelt werden.
  • Die Bestellanforderung wird, schriftlich oder telefonisch, an den Meister gemeldet, die Bedarfsmenge wird aufgrund von „Erfahrungen“ abgeschätzt.
  • Oft erfolgt die direkte  telefonische Bestellung bei willkürlich ausgewählten Lieferanten ohne Bestellnummer. Probleme beim Wareneingang und Zahlungsausgleich sind die Folge.
  • Der Einkauf  hat oft Rückfragen.
  • Der Einkauf prüft die Bestellmöglichkeiten, telefoniert mit mehreren Anbietern und freut sich, wenn er für einen Schraubendreher günstig eingekauft hat.  
  • Die Bestellmenge wird vom Einkauf oft ohne Rücksprache nach „Erfahrung“ korrigiert; ggf. muss die Bestellung noch von Vorgesetzten genehmigt werden.
  • Die Bestellung wird erstellt, gedruckt, einkuvertiert und verschickt. Der administrative Aufwand ist derselbe wie bei einem hochwertigen A-Artikel.
  • Die Lieferung kommt nicht rechtzeitig - der Meister reklamiert beim Einkauf - der Einkauf reklamiert beim Lieferant.
  • Wareneingang, Transportdienste und Lagerverwaltung werden durch viele Kleinbestellungen belastet. Durch fehlende Bestellnummern entsteht ein erheblicher Zeitaufwand für Rückfragen.
  • Die Ware muss zur anfordernden Kostenstelle transportiert werden.
  • Die Rechnung wird geprüft und zur Zahlung angewiesen.
  • Eine Inventur für geringwertige Artikel in hoher Vielfalt muss durchgeführt werden.
  • Der C-Lieferant möchte  den Kontakt intensivieren und vereinbart Termine beim Einkäufer oder Meister.
C-Teile-Beschaffungs-Management als Shop-Modul
  • Der Fachhändler als kompetenter C-Teile-Lieferant richtet für alle Besteller des Industriekunden einen Zugang zum Online-Shop ein.
  • Aus den Gesamtkatalogen der typischen C-Teile-Gruppen werden zielgenau nur Teilsortimente (Katalogansichten) für einzelne Kostenstellen oder Mitarbeiter freigeschaltet.
  • Es werden einmalig Budgetgrenzen für die Bestellungen festgelegt (Mengen, Zeiten, Werte)
  • Jeder Mitarbeiter kann im Rahmen seiner Kompetenz  beim C-Teile-Lieferanten bestellen.
  • Budget-Überschreitungen werden elektronisch an die Vorgesetzten gemeldet und dort freigegeben oder abgelehnt.
  • Alle C-Teile-Bestellungen sind mit Bestell-Nummern, Lieferadressen, Kostenstellen versehen und können im ERP-System verarbeitet werden.
  • Im Shop und im ERP-System können alle C-Teil-Bestellungen für das Artikel-Controlling genutzt werden.
  • Lieferung und Abrechnung unterliegen den vereinbarten Prozess-Regeln.
Tatsächliche Prozesskosten pro Bestellung
In einer von KPMG im Auftrag der Lufthansa  erstellten Studie, wurden die Prozesskosten im Bereich der Beschaffung von C-Teilen in verschiedenen Unternehmen gegenübergestellt. Befragt wurden bei dieser Studie 150 Unternehmen aus verschiedenen Industrie- und Dienstleistungszweigen mit einer Belegschaft von 50 bis 10.000 Mitarbeitern. Erfragt wurden Details zur Ermittlung existierender Beschaffungsabläufe wie auch Parameter zur Ermittlung der Prozesskosten. 14 Unternehmen nahmen an der Prozesskostenanalyse teil. Das Ergebnis waren ermittelte Prozesskosten von durchschnittlich 89,- Euro für einen C-Teile Beschaffungsprozess, unabhängig vom Einstandspreis, vom Warenwert und der Branchenzugehörigkeit des Unternehmens.

Der elektronischen Beschaffung über das Internet wird eine Verringerung um bis zu 70% der Beschaffungskosten der Unternehmen zugebilligt. Marktforschern der Aberdeen Group zufolge ermöglicht die Automatisierung der Prozesse Einsparungen von durchschnittlich 73% pro Bestellung.

Ein Unternehmen mit 5.000 C-Teile-Bestellungen pro Jahr spart demnach durch den Einsatz des eProc-Moduls im B2B-Shop folgende Prozesskosten
Prozesskosten ohne eProc-Modul    5000 x 89,00 =     365.000 Euro
Prozesskosten mit eProc-Modul    5000 x 26,70 =        133.500 Euro  
Jährliche Prozesskosten-Ersparnis                            231.500 Euro






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